2月9日，湖南省农业科学院后勤服务中心召开紧急会议，为即将出现的雨雪天气做好准备，把完善应急措施当做重点工作来做，做到一旦出现雨雪冰冻灾情，及时启动相应预案，组织各方面力量开展处置工作，将灾情损失降低到，确保职工群众的生命财产。
会议中，为了院切身利益， 湖南省农业科学院对重点工作作了专门的部署，要求后勤服务中心做到以下几点，首先水电服务部要加强设备巡查和检修，做好隐患排查工作，并准备好应急预案，以在灾害发生时，及时采取有效的措施；同时通过居民做好应急准备。
第二，资产经营管理科要做好生鲜市场隐患的排查工作，做好肉禽、蔬菜等生活物资的市场供应。第三，职工医院要针对冬季常见、多发传染性疾病，做好防控和救治工作。第四，职工食堂要做好食堂餐饮的正常供应，不得随意提价。第五，绿化部要组织人员，对新移栽树木、名贵树木进行扫雪除冰。第六，环卫服务部要实行分段分片包干责任制，通过集中清扫、撒工业盐等措施，组织力量扫雪除冰，确保辖区内道路畅通和行人。第七，中心保卫部门要督查有关部门和业主单位采取有效措施加强对市场棚架、钢架构建筑、农业大棚、加油站等建筑物的扫雪除冰工作。
会议，湖南省农业科学院中心环卫部还紧急调运了1000公斤工业盐分散在院所及小区道路上，水电部紧急抢修了园艺所架空线路故障，各施工人员昌着严寒在电线杆上工作，使用电设备得以正常运转。
