书信虽然是一种个人性很强的运用文，写法上也比较灵活，但书信还是应该遵循一定的要求，最基本的可概括为以下二点：( )必须合乎规范书信写作规范突出地表现为两个方面，一是书写格式的规范，二是书信语言的礼仪规范，这两种规范都必须严格遵守，否则就会出乱子，闹笑话。(二)言之有物，通情达理 信 字本身含有信任之义，这要求书信不论写给谁看，所述之事都要实在，所表之情都要率真，所讲之理都要通达。
书信的格式
书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
1.称呼
也称 起首语 ，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加 ： ，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。(具体可参见第四编《应酬称谓》)称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则：
关于书信的格式
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(1)给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如 爸 、 妈 、 哥 、 嫂 等;亲戚关系的，就写关系的称谓，如 姨妈 、 姑妈 等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如 赵阿姨 、 黄叔叔 等。
(2)给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如 丽 、 敏华 、 亲爱的 等;同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上 同学 、 同志 ，如 瑞生 、 老纪 、 小邹 、 三毛 等。
(3)给晚辈的信。一般直接写名字，如 乐毅 、 君平 、 阿明 等;也可在名字后加上辈分称谓，如 李花侄女 等;亦可直接用称谓作称呼，如 孙女 、 儿子 等。
(4)给师长的信，通常只写其性或其名，再加 老师 二字，如 段老师 、 周师傅 、 宏海老师 等。对于十分熟悉的师长，也可单称 老师 、 师傅 。假如连名带姓，在信首直称 孙松平老师 、 王达夫师傅 ，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一 老 字，以示尊重，如 戴老 、 周老 ，亦可在姓名后加 先生 二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如 董教授 、 陈大夫 、 佟工程师 等。
(5)给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写 同志们 、 诸位先生 、 xx等同志 等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如 xx委员会 、 xx公司 。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上 同志 、 先生 或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上 领导同志 、 负责同志 、 总经理 、 厂长 等。
如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。
上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上 尊敬的 、 敬爱的 、 亲爱的 等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称 尊敬的 ，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼 亲爱的 ，那就有失检点了。
2.正文
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是 您好! 近好! 依时令节气不同，也常有所变化，如 新年好! 春节愉快! 问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。
问候语之后，常有几句启始语。如 久未见面，别来无恙。 近来一切可好? 久未通信，甚念! 之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分 主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
3.结尾
正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。(可参见下节《常用书信用语》的 祝颂语 。)
结尾的习惯写法有两种：
(1)在正文写完之后，紧接着写 此致 ，转一行顶格或空两格写 敬礼 。
(2)不写 此致 ，只是另起一行空两格写 敬礼 、 安好 、 健康 、 平安 等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写 祝你 、 敬祝 ，再空两格写上 安好 、 健康 等。
4.署名和日期
在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情加上 恭呈 、 谨上 等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。
日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。
